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湖北省普通高等教育学籍电子注册关键信息变更工作细则(试行)

第一条 为进一步规范湖北省普通高等学校在校生学籍信息变更工作,根据教育部《普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法》、《关于加强普通高等教育学生学籍电子注册工作的通知》的要求,结合我省实际,制定本工作细则。

         第二条 本工作细则所指的学籍电子注册关键信息,是指在教育部学籍学历信息管理平台(以下简称平台)注册的我省普通高等教育在校生(含研究生)学籍数据库中的姓名、性别、民族、出生日期、身份证件号码五项内容。

         第三条 学籍电子注册信息是在校生学年电子注册、毕业生学历证书电子注册的重要审核依据,注册后原则上不进行关键信息变更。

         第四条 有以下情况之一的,原则上不予变更相应的学籍关键信息:

1.学生在校期间无正当理由变更了户籍登记的出生日期的。

2.学生在校期间无正当理由同时或先后变更了户籍登记的姓名和身份证号两项的。

3.普通专升本学生在校期间无正当理由变更了户籍登记的姓名、性别、民族、出生日期、身份证件号码中任意一项内容的。 1 / 104.以有效军人证件报考入学并以报考时的证件号码注册学籍,申请变更为居民身份证号的。

5.享受了少数民族学生入学考试加分等优惠政策,申请从少数民族更改为汉族的。

6.学生在校期间注销中国大陆户籍,申请变更为其他国家或地区居民身份证件号码的。

7.港澳台及华侨在校生申请变更为内地居民身份证号码的。

8.学生毕业以后,变更了户籍登记的姓名、性别、民族、出生日期、身份证件号码中任一项的。

9.其他有违公平公正原则的。

        第五条 办理流程

1.由于录取信息错误导致学籍信息错误的,学生须先向生源地省级招考部门申请变更平台中的录取信息,并获得由生源地省级招考部门出具的同意变更的证明。该证明应由生源地省级招考部门送达高校。

2.学生向高校或研究生培养单位(以下简称高校)学籍管理部门提出学籍信息变更申请,填写《在校生学籍信息变更申请表》(附表 1),按照高校的要求提交证明材料。

3.高校认真核实学生变更的事实和提供的材料,比照招生录取和入学资格复查的要求对学生进行严格核查,根据核查情况填写《在校生学籍信息变更申请表》。

4.高校经核查认为属实的,由高校向我厅报送变更申请。

5.我厅经审核认为可以变更的,由我厅报送教育部备案变更。不符合变更条件的,告知高校不予受理,并退还高校的申请和材料。

         第六条 申请变更的学生须提供的材料

1.《在校生学籍信息变更申请表》。表中须填写学生个人基本信息、变更的项目和内容、变更理由,详细列出证明材料目录,由学生本人签名。

2.第二代居民身份证原件。

3.属于录取信息错误的,还须提供生源地省级招考部门同意变更的证明原件。本专科生的证明格式见附表 2,研究生的证明格式见附表 3。如生源地省级招考部门有专门规定的格式,以生源地省级招考部门规定的格式为准。证明应署生源地省级招考部门经办人姓名、部门名称并加盖公章,留办公联系电话。

4.在校期间户籍姓名变更的,还须提供户口薄、集体户口底页或者公安派出所出具的姓变更证明三者中任意一项原件。变更证明、户口薄或户口底页中应当载明变更时间、变更前后的内容,变更记载应当加盖公安派出所户口专用章。

5.在校期间户籍姓氏变更的,如果户籍变更时学生未满 18 周岁,还须提供由其法定监护人亲笔签名的同意变更书面意见原件。

6.在校期间户籍身份证号码或出生日期变更的,还须提供《公民身份号码更正证明》原件。记载有变更情况的户口薄或集体户口底页,也应当提供。按照公安部文件规定,该证明应当署县级公安机关名称并盖户口专用章,留出具证明的县级公安机关联系电话,载明变更的原因、时间、变更前后的号码。

7.在校期间户籍民族变更的,还须提供地市级民族事务管理部门和地市级公安机关出具的变更证明原件。记载有变更情况的户口薄或集体户口底页,也应当提供。证明中应当载明变更的原因、变更前后的内容、变更时间、出具证明单位的办公联系电话。

8.在校期间户籍性别信息变更的,还须提供县级公安机关出具的变更证明原件。记载有变更情况的户口薄或集体户口底页,也应当提供。证明中应当载明变更的原因、变更前后的内容、变更时间、出具证明单位的办公联系电话。

9.高校要求提供的其他材料。

        第七条 高校的职责

1.各高校是负责学籍电子注册信息准确性、真实性的第一责任人。各高校要按照国家和我省有关学籍管理规定,建立健全新生入学资格复查工作责任制、学籍变更核查工作责任制、责任追究制和投诉处理机制,按照“谁核查,谁负责”、“谁报送、谁负责”的原则,落实逐级核查、逐级上报、逐级负责的制度,确保学籍信息变更工作事实真实、证据充分、程序到位。凡弄虚作假或者审核把关不严的,不予变更相应的学籍信息,追究当事人和高校领导行政责任;造成严重后果的,追究有关人员的法律责任。

2.各高校要注意保护学生个人隐私,不得将相关资料和信息泄露给与学生管理工作无关的其他单位或个人。

3.高校学籍管理部门负责打印《在校生学籍信息变更申请表》,指导学生和校内相关部门进行填写。表格中的录取照片由高校学籍管理部门根据平台录取数据提供,如果平台没有录取电子照片,研究生录取电子照片由高校研究生招生部门依据研究生入学考试报名确认现场采集的电子照片提供,本专科生录取电子照片由高校招生部门依据生源地省级招考部门提供的招录电子档案提供。学生在校期间照片由高校学籍管理部门现场采集或者根据实际管理情况指定一个校内部门提供。学生的二代身份证照片由高校学籍管理部门用身份证阅读器提取。表中的三张照片应分别由提供照片

的学校部门骑缝加盖部门公章。

4.学生所在院系负责核对学生的录取照片、在校照片及学生本人是否一致,提出是否同意变更的明确意见,由审核人和部门负责人签字并盖部门公章。

5.高校招生部门负责核查学生信息变更是否涉及高考或研究生入学考试加分项目,是否影响加分资格,变更后学生是否仍然符合当年的录取条件,并提出明确意见,由审核人和部门负责人签字并盖部门公章。如果高校招生部门负责入学资格复查,还应当核对学生的录取照片、在校照片及学生本人是否一致,提出是否同意变更的明确意见,否则须在

核查意见中明确表述招生部门不负责入学资格复查。

6.学生申请变更的事由和证明材料的真实性由学校指定的部门负责核查,必要时学校应当到出具证明的单位或者学生原籍进行实地调查核实。

7.高校学籍管理部门负责再次核对学生的录取照片、在校照片及学生本人是否一致,根据变更前后信息,在平台录取数据库、学籍数据库和学历数据库查询是否有重身份证

号情况,提出是否同意变更的明确意见,由审核人和部门负责人签字并盖部门公章。

8.高校学籍管理部门负责留存所有向我厅报送的信息修改申请材料,包括学生提供的证明材料、高校的核实记录等,并按照档案管理要求进行归档备查。不能留存原件的,须留存复印件,复印件由高校经办人签署“由原件复印,原件已核”字样并签名,盖经办部门公章。 高校要保障学籍管理部门有足够的、专门的办公设施、场地和经费。必须为学籍管理部门配备第二代居民身份证阅读器。要配备打印机、传真机、扫描仪、复印机或者多功能一体机,保证电话、网络畅通,办公电脑专人专用,定期更新硬件配置,配备刻录机、正版操作系统和正版办公软件,必须配备正版杀毒软件和网络防火墙。

        第八条 高校须提供的材料

1.高校向我厅申请变更学籍信息的正式公文。 公文须编高校正式文号,署签发校领导姓名。公文中要逐个学生逐项说明变更的详细情况和理由,明确是否发现有重名重号、冒名顶替的情况,明确学校是否同意变更的意见。学校对学生的变更理由和证明材料真实性的核查记录及结论应形成书面记录,注明核查时间,由具体核查经办人和部门负责人签字,盖部门公章,作为附件报送。

2.《高等学校在校生信息修改申请表》。由高校学籍管理部门在平台生成并下载打印,由经办人、部门负责人、分管校领导签名,盖学校公章。

3.《在校生学籍信息变更申请表》。每个学生一份。

4.学生提供的材料原件和复印件。 学生提供的材料原件,高校应当报送我厅留存。高校或学生需留存原件的,由高校提供复印件,复印件由高校经办人签署“由原件复印,原件已核”并签名,盖经办部门公章,我厅和高校各留存一份。 学生个人的身份证件、家庭户口簿、集体户口底页由高校查验原件后当场退还学生。第二代居民身份证应使用二代证读卡器进行查验。身份证正反面应复印在同一页。户口簿复印件应复印户口簿所有的登记记载页。

高校认为应当提供的其他材料。

        第九条 我厅只受理由学生学籍所在高校报送的信息变更申请,并由高校指定专门的部门和人员负责办理。高校具体办理部门或人员如有变动,应及时告知我厅。

         第十条 我厅每年自新生学籍电子注册结束时开始接收上一年度新生及之前入学的在校生学籍关键信息变更申请,至毕业学年上学期结束时停止接收应届毕业生关键信息变更申请。具体分配给每个高校的办理时间根据每年的实际情况另行安排,一般只在工作日的每周二和周四接收高校的学籍关键信息变更申请。

         第十一条 我厅自收到高校的申请之日起,15 个工作日内,作出是否予以受理的决定,并告知高校;自受理之日起,30 个工作日内,报送教育部备案变更。如遇特殊情况导致不能及时报送教育部备案的,可适当延长,具体延长时间由我厅根据实际情况确定,一般不超过 60 个工作日。

         第十二条 成人高等教育学籍关键信息变更管理参照本工作细则执行。

         第十三条 本工作细则由湖北省教育厅负责解释,自公布之日起实施。

 

          2012 12 19

发布时间:2014-03-21
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